Überfordert im Job und kommst nicht hinterher?

Warum es sich schlimmer anfühlt als die Arbeit selbst

Überforderung entsteht meist eher aus der Zahl der offenen Dinge als aus einer einzelnen Aufgabe. Jede halb erledigte Sache bindet ein wenig Aufmerksamkeit, auch während du etwas anderes tust, und so bist du am Nachmittag müde, bevor viel geschafft ist.

Unerledigtes lässt sich schwer ablegen. Die Psychologen E. J. Masicampo und Roy Baumeister haben 2011 in mehreren Experimenten gezeigt, dass Menschen, die von einem unerledigten Ziel abgelenkt waren, sich wieder besser konzentrieren konnten, sobald sie einen konkreten Plan dafür aufgeschrieben hatten, noch bevor sie etwas davon erledigt hatten. Der Plan erlaubte dem Kopf, mit dem Kreisen aufzuhören.

Wenn du überfordert bist, fang deshalb damit an, die ganze Liste sichtbar zu machen, bevor du versuchst, schneller zu werden.

Hol alles aus dem Kopf

Nimm dir zehn Minuten und schreib jede offene Sache auf, beruflich und privat, groß und klein. Sortier noch nicht. Die Liste auf Papier zu sehen ist oft schon eine Erleichterung, weil sie dort ein Ende hat, das sie im Kopf nie zu haben scheint.

Schreib dann neben jeden Punkt den nächsten konkreten Handgriff. Statt „Budgetbericht“ also „Datei vom letzten Jahr öffnen und die Überschriften kopieren“. Die vagen Punkte sind die, um die du dich drückst, und ein erster Schritt, der in fünf Minuten machbar ist, bringt sie in Bewegung.

Entscheide, was warten kann

Geh die Liste durch und markier, was diese Woche eine echte Frist hat. Alles andere kann warten oder darf weniger perfekt werden, als du es gern hättest.

Such dir die ein, zwei Dinge aus, die bis Freitag den größten Unterschied machen, und erledige sie zuerst, am besten morgens, bevor E-Mails den Tag füllen.

Frag dich beim Rest, wie „gut genug“ aussieht. Überforderung wächst oft, wenn jede Aufgabe am Maßstab deiner besten Arbeit gemessen wird. Ein grober Entwurf, der pünktlich kommt, hilft deinem Team oft mehr als ein polierter, der zu spät kommt.

Geh mit der Liste zu deiner Führungskraft

Wenn die Liste trotzdem nicht in deine Arbeitszeit passt, muss deine Führungskraft das wissen, und es kommt besser an, wenn du es als Frage nach Prioritäten stellst. Bring die Liste mit und frag: „Das liegt diese Woche bei mir. Welche zwei Sachen sind am wichtigsten, und was kann sich verschieben?“

Wenn du etwas Neues übernehmen sollst, versuch es mit: „Ja, und was davon soll ich dafür liegen lassen?“ So bleibt das Gespräch bei der Arbeit, und die Abwägung liegt bei der Person, die sie entscheiden kann.

Wenn es geht, gib Aufgaben ab. Jemand im Team, der die Aufgabe schon einmal gemacht hat, ist oft schneller, und zu fragen ist meist weniger unangenehm, als es sich anfühlt. Man rechnet außerdem meist mit mehr Absagen, als man bekommt. In mehreren Studien von 2008 fanden Francis Flynn und Vanessa Lake heraus, dass Menschen um bis zur Hälfte unterschätzten, wie wahrscheinlich andere einer direkten Bitte um Hilfe zustimmen.

Wenn es mehr ist als eine stressige Phase

Volle Wochen kommen und gehen. Sprich mit deiner Hausärztin, deinem Hausarzt oder einer anderen qualifizierten Fachperson, wenn die Überforderung seit Wochen anhält und auch am Wochenende nicht nachlässt oder wenn sie dir den Schlaf raubt und auf die Gesundheit schlägt. Wenn du daran denkst, dir etwas anzutun, oder jetzt in Gefahr bist, ruf den Notruf an.

Viele Arbeitgeber haben außerdem einen betriebsärztlichen Dienst oder eine vertrauliche Mitarbeiterberatung. Deine Personalabteilung kann dir sagen, ob es bei euch so etwas gibt.

Quellen

• Masicampo, E. J. and Baumeister, R. F. (2011). Consider it done! Plan making can eliminate the cognitive effects of unfulfilled goals. Journal of Personality and Social Psychology, 101(4), 667-683.
• Flynn, F. J. and Lake, V. K. (2008). If you need help, just ask: underestimating compliance with direct requests for help. Journal of Personality and Social Psychology, 95(1), 128-143.