Preveč dela in ne dohajaš?

Zakaj je občutek hujši od dela samega

Preobremenjenost navadno izvira bolj iz števila odprtih stvari kot iz katere koli posamezne naloge. Vsaka napol končana stvar vzame malo pozornosti, tudi ko delaš nekaj drugega, zato sredi popoldneva energije zmanjka, še preden je narejenega kaj veliko.

Nedokončane stvari je težko odložiti. Psihologa E. J. Masicampo in Roy Baumeister sta leta 2011 v več poskusih pokazala, da so se ljudje, ki jih je motil nedokončan cilj, spet lažje zbrali, ko so zanj zapisali konkreten načrt, še preden so kar koli od tega opravili. Načrt je glavi dovolil, da neha krožiti.

Ko je dela preveč, je zato prvi korak, da ves seznam spraviš pred oči, preden poskušaš delati hitreje.

Spravi vse iz glave

Vzemi si deset minut in zapiši vsako odprto stvar, službeno in zasebno, veliko in majhno. Še ne razvrščaj. Že to, da seznam vidiš na papirju, je pogosto olajšanje, ker ima tam konec, ki ga v glavi nikoli nima.

Nato ob vsako točko zapiši naslednji konkreten korak. Namesto »poročilo o proračunu« zapiši »odpri lansko datoteko in kopiraj naslove poglavij«. Nejasne točke so tiste, ki se jim izogibaš, in prvi korak, ki ga zmoreš v petih minutah, jih premakne.

Odloči, kaj lahko počaka

Pojdi skozi seznam in označi, kar ima ta teden pravi rok. Vse drugo lahko počaka ali pa je narejeno manj popolno, kot bi bilo idealno.

Izberi eno ali dve stvari, ki bi do petka naredili največjo razliko, in ju opravi najprej, po možnosti zjutraj, preden dan napolni e-pošta.

Za ostalo se vprašaj, kako je videti »dovolj dobro«. Preobremenjenost pogosto raste, ko vsako nalogo meriš z merilom svojega najboljšega dela. Grob osnutek, ki pride pravočasno, ekipi pogosto pomaga bolj kot izpiljen, ki zamudi.

S seznamom k nadrejenemu

Če se seznam še vedno ne ujema z delovnim časom, mora nadrejeni to vedeti, najlažje pa to predaš kot vprašanje o prednostih. Prinesi seznam in vprašaj: »To imam ta teden na mizi. Kateri dve stvari sta najpomembnejši in kaj se lahko premakne?«

Če ti naložijo nekaj novega, poskusi z: »Prav, in kaj od tega naj zato odložim?« Tako pogovor ostane pri delu, odločitev o tem, kaj odpade, pa pri osebi, ki jo lahko sprejme.

Če lahko, nalogo predaj naprej. Nekdo v ekipi, ki je to že delal, je pogosto hitrejši, prošnja za pomoč pa je navadno manj nerodna, kot se zdi. Ljudje navadno pričakujemo tudi več zavrnitev, kot jih dobimo. V seriji raziskav iz leta 2008 sta Francis Flynn in Vanessa Lake ugotovila, da ljudje za do polovico podcenijo, kako verjetno bodo drugi privolili v neposredno prošnjo za pomoč.

Ko je to več kot naporno obdobje

Naporni tedni pridejo in minejo. Pogovori se z osebnim zdravnikom ali drugim usposobljenim strokovnjakom, če preobremenjenost traja že tedne in ne popusti niti ob koncu tedna ali če že načenja spanje in zdravje. Če se pojavijo misli o samopoškodovanju ali si zdaj v nevarnosti, pokliči lokalno številko za nujne primere.

Mnoga podjetja imajo tudi medicino dela ali zaupno svetovanje za zaposlene. V kadrovski službi ti povedo, ali imate kaj takega tudi pri vas.

Viri

• Masicampo, E. J. and Baumeister, R. F. (2011). Consider it done! Plan making can eliminate the cognitive effects of unfulfilled goals. Journal of Personality and Social Psychology, 101(4), 667-683.
• Flynn, F. J. and Lake, V. K. (2008). If you need help, just ask: underestimating compliance with direct requests for help. Journal of Personality and Social Psychology, 95(1), 128-143.